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Fattura Elettronica: come funziona il Codice Destinatario

RETESTUDI.com ti spiega come gestire il Codice Destinatario della Fatturazione elettronica.

Dal primo gennaio 2019 la FATTURA ELETTRONICA viene spedita dal soggetto emittente al soggetto destinatario tramite un sistema fornito dall'Agenzia delle Entrate chiamato SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI).

Quindi il soggetto emittente (fornitore dei beni o servizi) compila il documento mediante l'utilizzo di un software in grado di predisporre un file in formato "XML".

Tale file, che rappresenta la fattura elettronica, deve essere inviato al soggetto destinatario (Cliente) utilizzando una delle seguenti modalità:

- tramite PEC ad un indirizzo email certificato fornito dal Sistema di interscambio (metodo sconsigliato)

- tramite il gestore di un servizio telematico che il Fornitore adotta per comunicare con il Sistema di interscambio (e quindi ricevere le fatture dai propri fornitori)

In entrambi i casi il Sistema di Interscambio riceve la fattura elettronica inviata dal Fornitore e ne controlla la regolarità formale.

Se non ci sono errori tecnici, entro 5 giorni, la trasmette al Cliente destinatario.

Ma come fa il Sistema di interscambio a capire qual'è il Cliente a cui inviare la fattura ?

e come fa a capire se il Cliente a sua volta ha scelto di ricevere la fattura del fornitore al proprio "indirizzo PEC" o tramite un servizio telematico dedicato corrispondente al proprio "Codice Destinatario" ?

 

Tutto dipende dal contenuto della fattura elettronica predisposta dal Fornitore e inviata al Cliente

All'interno del file XML infatti ci sono due campi che il Fornitore deve compilare in base:

- alle indicazioni ricevute dal Cliente (nel caso di cliente residente CON partita IVA)

- alle caratteristiche del Cliente (nel caso di cliente privato, non residente in Italia o residente con regime forfettario)

 

I casi che si possono presentare sono i seguenti:

 

1) IL CLIENTE E' UN PRIVATO CIOE' NON TITOLARE DI PARTITA IVA

In questo caso il fornitore dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software inserendo nel campo Codice Destinatario 7 caratteri uguali a zero "0000000" e non indicare nulla nel campo PEC.

Al momento dell'emissione della fattura il software "scriverà" all'interno del file XML i 7 zeri e il Sistema di Interscambio che riceverà la fattura capirà che il Cliente è un privato e la collocherà nell'Area Riservata personale che ogni privato cittadino disporrà nel sito dell'Agenzia delle Entrate.

Attenzione: in questo caso il cliente privato avrà comunque diritto di ricevere dal Fornitore una copia della fattura cartacea o copia pdf via mail ordinaria.

 

2) IL CLIENTE E' UN NON RESIDENTE IN ITALIA 

In questo caso il fornitore dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software inserendo nel campo Codice Destinatario 7 caratteri uguali a X ("XXXXXXX") e lasciare vuoto il campo PEC.

Al momento dell'emissione della fattura il software "scriverà" all'interno del file XML "XXXXXXX" e il Sistema di Interscambio che riceverà la fattura capirà che il Cliente è un soggetto escluso dalla normativa sulla ricezione in formato elettronico delle fatture pur essendo un Soggetto NON privato.

Attenzione: in questo caso il Cliente estero avrà comunque diritto di ricevere dal Fornitore una copia della fattura cartacea o copia pdf via mail ordinaria.

 

3) IL CLIENTE E' TITOLARE DI PARTITA IVA COME CONTRIBUENTE MINIMO O IN REGIME FORFETTARIO 

In questo caso il fornitore dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software inserendo nel campo Codice Destinatario 7 caratteri uguali a 0 ("0000000") e lasciare vuoto il campo PEC.

Al momento dell'emissione della fattura il software "scriverà" all'interno del file XML "0000000" e il Sistema di Interscambio che riceverà la fattura capirà che il Cliente è un soggetto escluso dalla normativa sulla ricezione in formato elettronico delle fatture pur essendo un Soggetto NON privato.

Attenzione: in questo caso il Cliente (minimo o forfettario) avrà comunque diritto di ricevere dal Fornitore una copia della fattura cartacea o copia pdf via mail ordinaria.

4) IL CLIENTE E' TITOLARE DI PARTITA IVA E CHIEDE AL FORNITORE DI RICEVERE LE FATTURE TRAMITE PEC

Il fornitore dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software inserendo nel campo PEC l'indirizzo fornito dal Cliente e nel campo Codice Destinatario 7 caratteri uguali a zero ("0000000").

Al momento dell'emissione della fattura il software "scriverà" all'interno del file XML sia la PEC del Cliente che i 7 zeri. Il Sistema di Interscambio capirà che il Cliente NON è un privato e gli trasmetterà la fattura all'indirizzo PEC presente nel file.

In questo caso il fornitore non deve consegnare nulla di cartaceo al Cliente.

 

5) IL CLIENTE E' TITOLARE DI PARTITA IVA E CHIEDE AL FORNITORE DI RICEVERE LE FATTURE TRAMITE CODICE DESTINATARIO

Il fornitore dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software lasciando vuoto il campo PEC e nel campo Codice Destinatario 7 caratteri corrispondenti al codice destinatario fornito dal Cliente 

Al momento dell'emissione della fattura il software del Fornitore "scriverà" all'interno del file XML il Codice Destinatario di 7 cifre indicato dal Cliente. Il Sistema di Interscambio capirà che il Cliente NON è un privato e gli trasmetterà la fattura tramite il servizio telematico fornito dal gestore del Codice Destinatario.

In questo caso il fornitore non deve consegnare nulla di cartaceo al Cliente.

 

6) IL CLIENTE E' TITOLARE DI PARTITA IVA MA NON FORNISCE NESSUNA INDICAZIONE AL FORNITORE (NE PEC NE CODICE DESTINATARIO)

Il fornitore può comunque emettere la fattura. Dovrà predisporre l'anagrafica del proprio software lasciando vuoto il campo PEC e indicare nel campo Codice Destinatario 7 caratteri uguali a zero ("0000000"). 

Al momento dell'emissione della fattura il software "scriverà" all'interno del file XML il Codice Destinatario di 7 zeri lasciando vuoto il campo PEC.

Il Sistema di Interscambio capirà che il Cliente NON è un privato ma non sapendo quale canale utilizzare per la consegna al Cliente, si comporterà come segue:

a) invierà al fornitore un messaggio di "avviso di mancata consegna al Cliente". In questo caso il Fornitore dovrà, attraverso altra modalità, avvisare direttamente il Cliente che nel sito dell'Agenzia è presente una fattura non consegnata

b) collocherà una copia della fattura nell'Area Riservata personale che ogni titolare di partita IVA ha a disposizione nel sito dell'Agenzia delle Entrate (area denominata "Fatture e Corrispettivi").

In questo caso il Cliente avrà diritto a detrarsi l'IVA della fattura non direttamente ricevuta dalla data di aver preso visione della fattura elettronica presente nell'Area Fatture e Corrispettivi (il sistema rileverà la data di accesso al file da parte del Cliente !).

 

COSA ACCADE SE IL CLIENTE TITOLARE DI PARTITA IVA PROVVEDE AUTONOMAMENTE A REGISTRARE IL SUO CODICE DESTINARIO o INDIRIZZO PEC NEL SITO DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE (consigliato !)

Questa situazione merita una particolare attenzione da parte del lettore !

Infatti i casi sopra descritti potrebbero presentare NON POCHE IPOTESI di criticità qualora il Fornitore emettesse in modo errato le fatture elettroniche.

Altrettante difficoltà ci sarebbero nel caso in cui il Cliente volesse modificare la PEC o il Codice destinatario precedentemente comunicato ai propri Fornitori: in che tempi gli stessi provvederebbero tutti ad aggiornare il nuovo dato nell'anagrafica software relativa al proprio Cliente ?

PER EVITARE TUTTO QUESTO IL CLIENTE TITOLARE DI PARTITA IVA DEVE AUTONOMAMENTE REGISTRARE UN PROPRIO INDIRIZZO PEC O UN CODICE DESTINATARIO NELLA PROPRIA AREA RISERVATA "FATTURE E CORRISPETTIVI" DEL SITO DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE.

DAL QUEL MOMENTO QUALUNQUE FATTURA RICEVUTA, INDIPENDENTEMENTE DA QUANTO IN ESSA INDICATO DAL FORNITORE EMITTENTE, ARRIVEREBBE ALLA PEC O CODICE DESTINATARIO AGGIORNATO ED EFFETTIVAMENTE SCELTO DAL CLIENTE EVITANDO QUALSIASI POSSIBILE DISGUIDO CAUSATO DA ERRORI COMMESSI DAI FORNITORI IN FASE DI EMISSIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE.