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Caselle PEC: meglio tenerle sotto controllo !

in categoria Circolari
16. 09. 27
posted by: Andrea Dal Ponte
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Una sentenza del luglio 2016 riporta l'attenzione sul corretto utilizzo delle caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC).

Secondo una sentenza sfavorevole all'imprenditore, non è possibile eccepire la mancata o corretta ricezione di messaggi Pec in quanto "L’imprenditore, obbligato a munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), deve “assicurarsi del corretto funzionamento della propria casella postale certificata”, anche delegando persone esperte del ramo.

Pertanto il mancato o cattivo funzionamento dell’”account” di posta elettronica non può essere un valido motivo per evitare le conseguenze giuridiche derivanti da una comunicazione pervenuta tramite PEC non letta.

(ricordiamo infatti che la PEC equivale ad una lettera raccomandata con avviso di ricevimento).

I casi più frequenti che determinano una cattiva gestione della casella PEC sono:

a) presenza di virus informatici

b) esaurimento dello spazio disponibile a seguito di un numero eccessivo di comunicazioni non correttamente archiviate

c) perdita del messaggio (compresa l'ipotesi in cui lo stesso finisca per errore nella "posta indesiderata")

d) in generale, mancato accesso per lunghi periodi e conseguente mancata lettura dei messaggi pervenuti

Tali messaggi non letti possono rappresesentare, oltre che una cattiva manutenzione della casella e l’assenza di un valido “software antivirus”, anche un indice di completo disinteresse del titolare rispetto alla posta in arrivo nonchè una mancata vigilanza sul funzionamento della propria infrastruttura informatica.

La sentenza sopra menzionata evidenzia che:

1. Risulta onere dell’impresa di munirsi di un indirizzo PEC ed assicurarsi del corretto funzionamento dello stesso, anche delegando il controllo, la manutenzione o l’assistenza a persone esperte del ramo.

2. Non appare immune da censure colui che non controlli il contenuto delle e-mail pervenute nella casella della posta elettronica, anche se archiviate fra quelle considerate dal proprio programma gestionale come “posta indesiderata”. Infatti risulta indispensabile effettuare anche tale tipo di verifica.

3. L’obbligo di diligenza si deve estendere, sia all’utilizzo dei dispositivi di vigilanza e di controllo, dotati di misure anti-intrusione, sia al controllo di tutta la posta in arrivo.

Riassumendo, è da considerarsi normale diligenza:

• verificare costantemente tutti i messaggi ricevuti nella casella PEC, anche se archiviati come indesiderati;

• dotarsi di adeguati sistemi anti-intrusione.


La conservazione delle PEC

La corrispondenza rilevante per le aziende, quali i messaggi di posta elettronica con contenuto a rilevanza giuridica e commerciale, secondo il Codice Civile DEVE essere conservata per dieci anni.

L'art. 2214, relativamente agli obblighi dell'imprenditore, recita:

[…] tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite […]

L'art. 2200 sancisce:

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti" […]

NOTA IMPORTANTE

Essendo la PEC un documento digitale, la conservazione della stessa dovrà avvenire secondo le regole previste per la conservazione dei documenti informatici (normativa di riferimento: Art.71 del Codice Amministrazione Digitale).

 

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