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Conservazione digitale

La conservazione a norma (o digitale) rappresenta un fattore di cambiamento epocale nel mondo aziendale e professionale. La dematerializzazione dei documenti è già realtà con piena validità legale e vastissima imminente attuazione.

L'era digitale è questa. Una situazione pienamente operativa sotto il profilo normativo e legale che entrerà in modo estremamente rapido nella quotidianità delle aziende a prescindere dalla dimensione.

La base della futura crescita delle aziende sarà rappresentata dalla digitalizzazione delle informazioni e dai conseguenti vantaggi rappresentati non solamente dai risparmi di carta, stampe e tempo.

Una nuova dimensione del dato e dell'informazione che verranno legati a precisi momenti e modalità di creazione con conseguente eliminazione di migliaia di fattori limitanti quali difficoltà di ricerca, rischio di perdita, dubbi di autenticità, lentezza di trasferibilità, falsificabilità, certezza temporale, ecc. 

La normativa, non solo italiana ma anche europea, è già pienamente realizzata e quindi vi sarà una rapida convergenza verso un unico protocollo di riconoscimento dei documenti informatici con rapido decadimento alla possibilità e convenienza all'utilizzo dei documenti cartacei.

RETESTUDI.com ha già effettuato investimenti in tecnologia e formazione dei propri professionisti e collaboratori perchè riteniamo che alle Aziende sarà necessario un notevole e delicato supporto per non rimanere in balia di fornitori di servizi digitali senza acquisire la piena consapevolezza dell'importanza di una crescita interna delle competenze in materia di digitalizzazione.

Anche dal punto di vista fiscale la spinta verso la digitalizzazione dei documenti viene progressivamente favorita con l'inserimento di agevolazioni negli adempimenti a carico delle imprese.  

 

Alcune informazioni utili ...

Ma se la carta scompare, chi mi garantisce origine e integrità dei "documenti digitali" ?
In tutte le Aziende nascerà la figura del Responsabile della conservazione ovvero colui che adotterà tutti gli accorgimenti affinchè siano garantiti orgine, integrità e conservazione dei documenti per il tempo previsto dalle norme (attualmente 10 anni).
Come si possono firmare i "documenti digitali" ?
RETESTUDI.com ha già adottato le soluzioni più avanzate per la sottoscrizione dei documenti in formato digitale. Si tratta della firma digitale mediante smart card e della firma grafometrica mediante l'utilizzo di tablet in grado di acquisire i dati biometrici di chi appone la firma sulla tavoletta.
Quale conseguenze si hanno in merito alle date di emissione dei "documenti digitali" ?
Uno degli effetti più rilevanti della digitalizzazione è la certezza della data di emissione di un documento che non può in alcun modo essere retrodatato o posdatato.
La conservazione digitale è obbligatoria o è una scelta che fa l'Azienda in base alle proprie esigenze ?
La conservazione a norma è obbligatoria in tutti i casi in cui esistano documenti che nascono in formato digitale. Es. le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione richiedono la conservazione digitale.
Chi non emette fatture elettroniche può continuare ad utilizzare la documentazione cartacea ?
Si, se non si emettono fatture elettroniche non ci sono obblighi di conservazione digitale. Ma questa situazione cambierà in tempi rapidissimi e quindi le Aziende devono fin da subito iniziare un percorso di modifica della loro operatività documentale per non rischiare di trovarsi impreparate.
Se invio ai miei Clienti le fatture in formato pdf devo procedere alla conservazione digitale ?
No, le fatture in pdf sono documenti informatici per i quali non esiste l'obbligo della conservazione digitale. Le fatture emesse in formato pdf devono essere stampate e conservate in formato cartaceo.

 


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